Enrollment

Enrollment adalah modul untuk mengelola seluruh proses pendaftaran siswa, mulai dari registrasi awal hingga monitoring progress pembelajaran. Modul ini adalah jantung operasional Diagma.

Menu	Deskripsi	Kegunaan
Students	Database siswa	Data lengkap semua siswa
Placement Tests	Tes penempatan	Penentuan level awal siswa
Monitoring Levels	Monitoring progress	Tracking kemajuan level siswa
Attendances	Absensi	Kehadiran siswa di kelas
Visa Tracking	Pelacakan visa	Proses pengajuan visa siswa
Departure Preparation	Persiapan berangkat	Checklist dan data flight
Arrival	Kedatangan	Checklist setelah tiba di Jerman

Alur Enrollment

1. Pendaftaran Siswa
   └── Isi data di menu Students
       └── Pilih program dan paket
           └── Generate invoice

2. Pembayaran
   └── Siswa melakukan pembayaran
       └── Tercatat di Finance Base
           └── Status siswa: Active

3. Placement Test
   └── Siswa mengikuti tes
       └── Hasil menentukan level awal
           └── Assign ke kelas yang sesuai

4. Onboarding
   └── Siswa menyelesaikan onboarding
       └── Upload dokumen
           └── Siap mulai kelas

5. Pembelajaran
   └── Siswa mengikuti kelas
       └── Absensi tercatat
           └── Progress level dimonitor

6. Naik Level
   └── Siswa lulus ujian level
       └── Pindah ke kelas level berikutnya
           └── Ulangi sampai target tercapai

7. Visa Tracking
   └── Proses pengajuan visa
       └── 5 step: Dokumen → Ausland → Briefing → Wawancara → Persetujuan
           └── Status: Approved / Rejected (ajukan ulang)

8. Departure Preparation
   └── Checklist persiapan keberangkatan
       └── Lengkapi semua task
           └── Input data flight

9. Arrival
   └── Siswa tiba di Jerman
       └── Checklist kedatangan
           └── Status: Settled

Dashboard Enrollment

Dashboard menampilkan overview:

Statistik Utama

Metrik	Deskripsi
Total Siswa Aktif	Jumlah siswa yang sedang belajar
Pendaftaran Baru	Siswa baru bulan ini
Lulus Level	Siswa yang naik level bulan ini
Keberangkatan	Siswa yang berangkat ke Jerman

Chart dan Visualisasi

Distribusi siswa per level (pie chart)
Trend pendaftaran (line chart)
Siswa per program (bar chart)
Attendance rate (gauge)

Integrasi dengan Modul Lain

Master Data

Programs: Siswa didaftarkan ke program
Packages: Paket menentukan harga dan durasi
Batches: Siswa dikelompokkan dalam batch
Classes: Siswa ditempatkan di kelas

Finance Base

Invoices: Generate invoice untuk siswa
Receipts: Catat pembayaran siswa
Reports: Laporan revenue dari enrollment

Timeline Tracker

Student Timeline: Progress siswa dari A1 sampai berangkat
Calendar: Jadwal kelas dan ujian
Estimate: Estimasi keberangkatan

Tips Pengelolaan Enrollment

Data Lengkap: Pastikan data siswa lengkap dari awal untuk menghindari masalah di kemudian hari
Follow Up: Lakukan follow up untuk calon siswa yang belum menyelesaikan pendaftaran
Placement Test: Jalankan placement test untuk siswa yang claim sudah punya kemampuan Jerman
Monitor Progress: Review progress siswa secara berkala, identifikasi yang butuh bantuan
Update Status: Selalu update status siswa sesuai kondisi terkini

FAQ

Apa perbedaan siswa Pending dan Active?

Pending: Siswa sudah mendaftar tapi belum melunasi pembayaran atau belum memenuhi persyaratan. Active: Siswa sudah membayar dan siap/sedang mengikuti kelas.

Bagaimana cara batch import data siswa?

Gunakan fitur Import di menu Students. Download template Excel, isi data, lalu upload. Sistem akan validasi dan menampilkan error jika ada.

Berapa lama data siswa disimpan?

Data siswa disimpan secara permanen untuk keperluan alumni tracking dan reporting. Data sensitif dienkripsi sesuai kebijakan privasi.

Lihat Juga

Master Data - Data referensi
Timeline Tracker - Tracking progress
Finance Base - Keuangan