Kebutuhan

Kebutuhan adalah fitur untuk mengkonfigurasi dokumen-dokumen yang perlu diupload oleh siswa. Dokumen ini digunakan dalam proses Visa Tracking dan dapat dikonfigurasi dengan berbagai scope.

Fitur Utama

Konfigurasi Dokumen: Tentukan dokumen apa saja yang diperlukan
File Type Validation: Batasi tipe file yang diterima (PDF, PNG, JPEG)
Size Limit: Set ukuran maksimal file
Rich Instructions: Berikan instruksi detail dengan formatting
Mandatory/Optional: Tentukan dokumen wajib atau opsional
Flexible Scope: Dokumen bisa berlaku global atau spesifik

Data yang Dikelola

Informasi Dokumen

Field	Tipe	Deskripsi	Wajib
Name	Text	Nama dokumen	Ya
Accepted File Types	Multi-select	Tipe file yang diterima	Ya
Max file size kb	Number	Ukuran maksimal file dalam KB	Ya
Description	Text	Deskripsi dokumen	Tidak
Instructions	Rich Text	Instruksi detail untuk siswa	Tidak
Is mandatory	Boolean	Ya/Tidak - wajib atau opsional	Ya

Accepted File Types

Tipe	Extension
PDF Document	.pdf
PNG Image	.png
JPEG Image	.jpg/.jpeg

Lingkup (Scope)

Scope menentukan kapan dokumen ini diperlukan. Jika tidak diisi, dokumen berlaku global (semua siswa).

Field	Tipe	Deskripsi
Type	Enum	Program / Package / Visa
Value	Relation	Pilih item spesifik dari type tersebut

Scope Options:

Type	Deskripsi	Contoh
Program	Dokumen berlaku untuk program tertentu	Ausbildung, FSJ, Au Pair
Package	Dokumen berlaku untuk paket tertentu	Ausbildung Complete A1-B2
Visa	Dokumen berlaku untuk tipe visa tertentu	Ausbildung Visa, FSJ Visa

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Kebutuhan

Buka menu Documents & Tasks > Kebutuhan
Sistem menampilkan daftar dokumen:

Name	File Types	Max Size	Mandatory	Scope
Passport	PDF, PNG, JPEG	2 MB	Ya	Global
KTP	PDF, PNG, JPEG	2 MB	Ya	Global
Ijazah Terakhir	PDF	5 MB	Ya	Global
Kontrak Ausbildung	PDF	5 MB	Ya	Visa: Ausbildung
Surat dari Träger	PDF	5 MB	Ya	Visa: FSJ

Filter berdasarkan:
- Scope (Global/Program/Package/Visa)
- Mandatory/Optional
- File type

Membuat Kebutuhan Baru

Klik tombol + Buat
Isi informasi dokumen:

Name*:              [Passport                    ]

Accepted File Types*:
[PDF Document ×] [PNG Image ×] [JPEG Image ×]  [▼]

Max file size kb*:  [2048                        ] KB
                    Size 2 MB

Description:        [Passport yang masih berlaku
                     minimal 6 bulan dari tanggal
                     keberangkatan               ]

Instructions:       [B I U S x₂ x² ⌘ ≡ ≣ ↩ ↪]
                    [Scan halaman depan passport
                     yang berisi foto dan data diri.
                     Pastikan semua tulisan terbaca
                     dengan jelas.               ]

Is mandatory:       [✓ Ya] [× Tidak]

Set Lingkup (opsional):

Lingkup
Do not fill if want the requirement apply globally

Requirement scopes:
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ Type*:    [Program           ▼]             │
│           ○ Program                         │
│           ○ Package                         │
│           ○ Visa                            │
│                                             │
│ Value:    [Ausbildung        ▼]             │
└─────────────────────────────────────────────┘
                                        [+ Add]

Klik Buat atau Buat & buat lainnya

Contoh: Dokumen Global

Dokumen yang diperlukan semua siswa:

Kebutuhan: Passport
─────────────────────────────────────────────
Name: Passport
File Types: PDF, PNG, JPEG
Max Size: 2048 KB (2 MB)
Mandatory: Ya
Scope: Global (tidak ada scope)

Description:
Passport yang masih berlaku minimal 6 bulan
dari tanggal keberangkatan.

Instructions:
• Scan halaman depan passport
• Pastikan foto dan data diri terlihat jelas
• Format landscape lebih disarankan
• Resolusi minimal 300 DPI
─────────────────────────────────────────────

Contoh: Dokumen Per-Visa

Dokumen khusus untuk tipe visa tertentu:

Kebutuhan: Kontrak Ausbildung
─────────────────────────────────────────────
Name: Kontrak Ausbildung
File Types: PDF
Max Size: 5120 KB (5 MB)
Mandatory: Ya
Scope: Visa → Ausbildung Visa

Description:
Kontrak Ausbildung yang sudah ditandatangani
oleh siswa dan Betrieb.

Instructions:
• Upload kontrak yang sudah ditandatangani
• Pastikan semua halaman ter-scan
• Nama dan tanggal harus terlihat jelas
• Jika lebih dari 1 halaman, gabung jadi 1 PDF
─────────────────────────────────────────────

Mengedit Kebutuhan

Klik dokumen yang akan diedit
Ubah informasi yang diperlukan
Klik Simpan

Catatan: Perubahan akan berlaku untuk siswa baru. Siswa yang sudah dalam proses mungkin perlu re-upload jika ada perubahan signifikan.

Menghapus Kebutuhan

Klik dokumen yang akan dihapus
Klik tombol Hapus
Konfirmasi penghapusan

Warning: Menghapus kebutuhan tidak akan menghapus dokumen yang sudah diupload siswa.

Multiple Scopes

Satu kebutuhan bisa memiliki multiple scopes:

Kebutuhan: Sertifikat Goethe
─────────────────────────────────────────────
Scopes:
├── Program: Ausbildung
├── Program: Studienkolleg
└── Package: Premium A1-B2

Dokumen ini akan muncul untuk siswa yang:
• Terdaftar di program Ausbildung, ATAU
• Terdaftar di program Studienkolleg, ATAU
• Memiliki paket Premium A1-B2
─────────────────────────────────────────────

Dashboard Kebutuhan

Summary

Kebutuhan Overview
─────────────────────────────────────────────
Total Dokumen: 15

By Scope:
├── Global: 8
├── Per-Program: 4
├── Per-Package: 1
└── Per-Visa: 2

By Status:
├── Mandatory: 12
└── Optional: 3
─────────────────────────────────────────────

Most Uploaded

Dokumen	Uploaded	Verified	Pending
Passport	150	145	5
KTP	150	148	2
Ijazah	148	140	8

Integrasi

Dengan Visa Tracking

Kebutuhan yang dikonfigurasi akan muncul di Step 1 (Persiapan Dokumen) proses Visa Tracking:

Step 1: Persiapan Dokumen
─────────────────────────────────────────────
Dokumen General (dari Kebutuhan - Global):
☑ Passport                    [Verified]
☑ KTP                         [Verified]
☑ Ijazah                      [Verified]
☐ Sertifikat Bahasa           [Upload]

Dokumen Khusus (dari Kebutuhan - Visa: Ausbildung):
☑ Kontrak Ausbildung          [Verified]
☐ Surat dari Betrieb          [Upload]
─────────────────────────────────────────────

Dengan Master Data

Program: Scope ke program yang dikonfigurasi di Master Data
Package: Scope ke paket yang dikonfigurasi di Master Data
Visa: Scope ke tipe visa yang dikonfigurasi di Master Data

Tips dan Best Practices

Nama Jelas: Gunakan nama dokumen yang mudah dipahami siswa
Instructions Lengkap: Berikan instruksi detail untuk menghindari upload ulang
Size Realistic: Set ukuran file yang realistis (2MB untuk scan dokumen, 5MB untuk kontrak multi-halaman)
Scope Tepat: Pilih scope yang sesuai agar dokumen tidak muncul di siswa yang tidak membutuhkan
Review Berkala: Review daftar kebutuhan secara berkala untuk memastikan masih relevan