Arrival

Arrival adalah fitur untuk mengelola checklist kedatangan siswa setelah tiba di Jerman. Modul ini memastikan siswa menyelesaikan semua tugas penting di minggu-minggu pertama di Jerman.

Fitur Utama

• Template Checklist: Pilih dari template yang sudah dibuat admin
• 1 Siswa = 1 Template: Setiap siswa hanya memiliki satu template aktif
• Task Manual: Tambah task tambahan setelah template di-set
• Progress Tracking: Monitor completion rate
• Arrival Confirmation: Konfirmasi kedatangan siswa

Alur Arrival

┌─────────────────┐
│ SISWA DEPARTED  │
│ (dari Indonesia)│
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ SISWA TIBA      │
│ DI JERMAN       │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ KONFIRMASI      │
│ ARRIVAL         │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ SET TEMPLATE    │
│ CHECKLIST       │
│ (jika belum)    │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ LENGKAPI        │
│ CHECKLIST       │
│ (+ Task Manual) │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ 100% COMPLETE   │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ SETTLED IN      │
│ GERMANY         │
└─────────────────┘

Data yang Dikelola

Arrival Data

Task Item

Panduan Penggunaan

Konfirmasi Arrival

Setelah siswa tiba di Jerman:

1. Buka menu Enrollment > Students
2. Klik siswa dengan status “Departed”
3. Buka tab Arrival
4. Klik Confirm Arrival

Confirm Arrival
─────────────────────────────────────────────
Student: Andi Pratama

Flight Details (from Departure):
├── Flight: Emirates EK358
├── Route: CGK → FRA
└── Scheduled Arrival: 26 Mar 2024, 06:30 CET

Actual Arrival:
├── Date: [26 Mar 2024          ]
├── Time: [06:45                ]
└── Notes: [Landed safely, picked up by
            contact person            ]

─────────────────────────────────────────────
[Confirm Arrival]

5. Status siswa berubah ke “Arrived”
6. Jika template belum di-set, sistem akan prompt untuk set template

Set Template Checklist

Jika belum di-set saat departure preparation:

1. Setelah confirm arrival, klik Set Template
2. Pilih template dari dropdown:

Available Templates:
─────────────────────────────────────────────
○ Standard Arrival Checklist
  10 tasks • Untuk semua program

○ Ausbildung Arrival Checklist
  12 tasks • Khusus program Ausbildung

○ FSJ Arrival Checklist
  11 tasks • Khusus program FSJ

○ Au Pair Arrival Checklist
  9 tasks • Khusus program Au Pair
─────────────────────────────────────────────

Note: Template dibuat di menu Documents & Tasks > Task Template

3. Klik Apply Template

Melengkapi Checklist

Arrival Checklist: Andi Pratama
─────────────────────────────────────────────
Arrived: 26 Mar 2024 • Frankfurt, Germany
Template: Standard Arrival Checklist
Progress: ████████░░░░░░░░ 50% (5/10 tasks)

Checklist:
─────────────────────────────────────────────
☑ Konfirmasi tiba di Jerman
  Completed: 26 Mar 2024
  Notes: Dijemput oleh Herr Mueller

☑ Check-in akomodasi
  Completed: 26 Mar 2024
  Attachment: wohnheim_checkin.jpg

☑ Beli SIM Card Jerman
  Completed: 27 Mar 2024
  Notes: O2 Prepaid, nomor: +49 xxx

☑ Daftar Anmeldung (registrasi alamat)
  Completed: 28 Mar 2024
  Attachment: anmeldung.pdf

☑ Buka rekening bank Jerman
  Completed: 29 Mar 2024
  Notes: Deutsche Bank, selesai aktivasi

☐ Ambil Aufenthaltstitel
  Due: 5 Apr 2024
  Notes: Appointment di Ausländerbehörde

☐ Registrasi asuransi kesehatan
  Due: 7 Apr 2024

☐ Orientasi lokasi Ausbildung/kerja
  Due: 10 Apr 2024

☐ Bergabung WhatsApp group lokal
  Due: 30 Mar 2024

☐ Meeting dengan Betrieb/Träger
  Due: 15 Apr 2024

[+ Add Task]
─────────────────────────────────────────────

Cara Menyelesaikan Task

1. Klik checkbox di samping task
2. Task akan ditandai sebagai completed
3. Upload attachment jika diperlukan (dokumen, foto bukti)
4. Progress bar akan update otomatis

Tambah Task Manual

Jika ada task tambahan:

1. Klik + Add Task
2. Isi detail task:

Add Manual Task
─────────────────────────────────────────────
Title: Beli perlengkapan musim dingin
Description: Jaket tebal, sepatu boots, sarung
             tangan untuk persiapan winter
Due Date: 15 Apr 2024
─────────────────────────────────────────────
[Cancel] [Add Task]

3. Task manual ditambahkan ke checklist dengan label “Manual”

Status Setelah Checklist Complete

Arrival Checklist: Andi Pratama
─────────────────────────────────────────────
Status: ✓ SETTLED IN GERMANY

Arrived: 26 Mar 2024 • Frankfurt, Germany
Settled: 15 Apr 2024 (20 days)

Checklist: 100% Complete (10/10 tasks)

Summary:
├── Anmeldung: Completed
├── Bank Account: Deutsche Bank ✓
├── Aufenthaltstitel: Received ✓
├── Insurance: AOK registered ✓
└── Orientation: Completed ✓

Next Steps:
→ Monitoring Levels (track progress belajar)
─────────────────────────────────────────────

• Status siswa update ke “Settled”
• Siswa siap untuk monitoring di Monitoring Levels

Contoh Checklist Items

Berikut contoh task yang umum ada di template arrival:

Minggu Pertama (Hari 1-7)

Minggu Kedua (Hari 8-14)

Minggu Ketiga-Keempat

Dashboard Arrival

Summary

Arrival Overview
─────────────────────────────────────────────
Siswa dalam Proses Arrival: 18

Status:
├── Pending Arrival:    3 siswa (sudah depart)
├── Just Arrived:       5 siswa (< 7 hari)
├── In Progress:        8 siswa (checklist ongoing)
└── Settled:            2 siswa (100% complete)

Bulan Ini:
├── New Arrivals: 5
└── Newly Settled: 2
─────────────────────────────────────────────

Recent Arrivals

Alerts

• Siswa arrived > 7 hari tanpa Anmeldung
• Siswa dengan progress <30% setelah 2 minggu
• Siswa belum buka rekening bank > 10 hari

Map View (Optional)

Visualisasi lokasi siswa di Jerman dengan status arrival.

Integrasi

Task Template

• Template checklist dibuat dan dikelola di Master Data
• Admin dapat membuat multiple template untuk berbagai kebutuhan

Departure Preparation

• Arrival terhubung dengan data flight dari departure
• Scheduled arrival time untuk tracking

Monitoring Levels

• Setelah settled, siswa masuk ke fase monitoring pembelajaran
• Progress bahasa Jerman dilacak

Timeline Tracker

• Arrival date tercatat di timeline siswa
• Milestone “Arrived in Germany” dan “Settled”

Tips dan Best Practices

1. Konfirmasi Cepat: Pastikan siswa konfirmasi arrival sesegera mungkin
2. Prioritas Anmeldung: Anmeldung adalah prioritas utama (deadline 14 hari)
3. Bank Account: Buka rekening bank untuk menerima gaji/stipend
4. Support Jarak Jauh: Sediakan support via WhatsApp untuk siswa yang butuh bantuan
5. Local Contact: Pastikan ada contact person lokal yang bisa membantu

FAQ

Berapa lama proses arrival checklist?

Rata-rata 2-4 minggu untuk menyelesaikan semua task. Task kritis seperti Anmeldung harus selesai dalam 14 hari sesuai regulasi Jerman.

Apa yang terjadi jika Anmeldung terlambat?

Siswa bisa dikenakan denda oleh pemerintah Jerman. Pastikan task ini prioritas dan selesai dalam 14 hari sejak kedatangan.

Bisakah siswa melengkapi checklist sendiri?

Ya, siswa dengan akses Student App dapat mencentang task dan upload bukti. Admin juga bisa membantu.

Bagaimana jika siswa pindah kota?

Perlu Anmeldung ulang di kota baru. Tambahkan sebagai task manual dan update data alamat.

Apa bedanya “Arrived” dan “Settled”?

Arrived: Siswa baru tiba, checklist baru dimulai. Settled: Checklist 100% complete, siswa sudah established di Jerman.

Lihat Juga

• Departure Preparation - Persiapan keberangkatan
• Monitoring Levels - Tracking progress pembelajaran
• Documents & Tasks > Task Template - Kelola template
• Students - Data siswa