Invoices

Menu Invoices di Sales Base digunakan untuk mengelola invoice penjualan kepada siswa. Ini adalah tampilan dari sisi sales untuk invoice yang sama yang ada di Finance Base.

Fitur Utama

• Invoice List: Daftar semua invoice siswa
• Status Tracking: Pantau status pembayaran
• Quick Actions: Kirim, remind, dan follow up
• Sales Analytics: Analisis penjualan
• Export: Export data untuk reporting

Perbedaan dengan Manual Invoices

Note: Keduanya mengakses data invoice yang sama, hanya dengan perspektif berbeda.

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Invoice

1. Buka menu Sales Base > Invoices
2. Sistem menampilkan daftar invoice:

3. Filter berdasarkan:
   • Status: All/Unpaid/Paid/Overdue
   • Program: Filter per program
   • Batch: Filter per batch
   • Period: Filter periode

Quick Stats

Di atas daftar invoice, lihat quick stats:

Total Invoices: 65
├── Paid: 45 (Rp 720,000,000)
├── Unpaid: 15 (Rp 130,000,000)
├── Overdue: 5 (Rp 50,000,000)
└── Draft: 5 (Rp 75,000,000)

Membuat Invoice Baru

1. Klik + New Invoice
2. Pilih siswa
3. Sistem auto-populate dari enrollment data
4. Review dan adjust
5. Save & Send

Detail lengkap: Manual Invoices

Send Invoice

1. Select invoice(s)
2. Klik Send
3. Choose method (Email/WhatsApp/Both)
4. Preview dan send

Send Reminder

Untuk invoice overdue atau approaching due date:

1. Select invoice(s)
2. Klik Send Reminder
3. Choose template:
   • Gentle reminder
   • Urgent reminder
   • Final notice
4. Preview dan send

Bulk Actions

1. Select multiple invoices (checkbox)
2. Choose action:
   • Send All: Kirim semua yang selected
   • Remind All: Kirim reminder
   • Export: Export ke Excel

Invoice Status

Sales Pipeline View

Alternatif view dalam format pipeline:

Draft        →    Sent         →    Follow Up    →    Paid
(5)               (12)              (3)               (45)
Rp 75M           Rp 120M           Rp 35M            Rp 720M

Sales Analytics

Revenue by Period

Monthly Revenue 2024:
Jan: Rp 720,000,000 ████████████████████
Feb: Rp 680,000,000 ███████████████████
Mar: Rp 750,000,000 █████████████████████

Revenue by Program

Pie chart breakdown:

• Ausbildung: 60%
• FSJ: 25%
• Au Pair: 10%
• Other: 5%

Revenue by Partner

Top partners by revenue generated.

Collection Rate Trend

Monthly collection rate trend.

Reports

Sales Report

1. Klik Reports > Sales Report
2. Select period
3. Choose grouping:
   • By program
   • By batch
   • By partner
   • By status
4. Generate report
5. Export PDF/Excel

Aging Report

Invoice aging analysis:

Collection Report

Track pembayaran per periode.

Tips Penjualan

1. Early Invoice: Kirim invoice segera setelah enrollment confirmed
2. Clear Terms: Jelaskan payment terms dengan jelas
3. Multiple Options: Tawarkan opsi cicilan jika perlu
4. Prompt Follow-up: Follow up segera saat approaching due date
5. Personal Touch: Untuk overdue besar, telepon langsung

Integration dengan CRM

Untuk sales team:

• Track follow up activities
• Log komunikasi dengan siswa
• Set reminders
• Collaborate dengan tim

FAQ

Bagaimana menangani siswa yang sulit bayar?

1. Hubungi untuk memahami situasi
2. Tawarkan payment plan/cicilan
3. Berikan grace period jika reasonable
4. Eskalasi ke management jika perlu
5. Sebagai last resort, consider write-off atau collection

Bisakah memberikan diskon setelah invoice terbit?

Bisa dengan membuat credit note atau adjustment. Perlu approval dari management.

Bagaimana track komisi sales (jika ada)?

Jika ada sales team internal dengan komisi, track melalui report terpisah atau integrasi dengan HR/payroll.

Apa beda invoice siswa dan invoice partner?

• Invoice Siswa: Diagma menagih ke siswa (accounts receivable)
• Partner Invoice: Partner menagih komisi ke Diagma (accounts payable)

Lihat Juga

• Manual Invoices - Detail pembuatan invoice
• Receipts - Pencatatan pembayaran
• Students - Data siswa
• Packages - Paket dan harga